#138 Papiers perdus 22 Août 2006

Vie quotidienne Etudes

Attention, il est important de considérer que cet article est une archive, son contenu est probablement obsolète!

Alors que je lisais le blog de Neothone sur ces débuts en tant qu'étudiant, une ancienne conversation avec une amie m'est revenue.

Cette année, nous avons été obligé de remplir plusieurs formulaires d'inscriptions comportant toujours des feuillets similaires : c'est-à-dire les questions basiques telles que le nom, le prénom, l'adresse, l'âge, la situation des parents, les revenus, le droit à la bourse et d'autres. L'ensemble de ces questions prenaient environ 2 pages (soit un recto et un verso pour les dossiers imprimés des deux côtés).

Imaginons donc un étudiant qui s'inscrit dans 3 écoles différentes. Il y a deux pages à remplir qui sont similaires. Nous avons donc 6 pages utilisées pour copier trois fois les mêmes informations. Imaginons que 30 000 étudiants se trouvent dans cette situation. Nous obtenons donc 180 000 pages imprimées. Ce qui est un peu excessif.

En effet, la solution la plus adaptée, serait d'installer un service administratif capable de regrouper toutes les informations collectives au dossiers d'inscription et de fournir un numéro d'enregistrement. Ainsi, les dossiers ne porteront que le nom, le prénom, et le numéro du postulant. Cette méthode permettrait d'avoir un gain de papier, et d'éviter les pertes inutiles (un étudiant ne peut suivre plus de deux formations à la fois).

La saisie se fait donc de manière informatique (tous les établissements scolaires ont des secrétariats équipés), et se poursuit par le papier. Ainsi les dossiers d'inscriptions demanderont au candidat ce qu'il désire faire et non des informations sur sa situation sociale. Lorsque les données seront rentrées informatiquement (lors de l'inscription, les données sont saisies informatiquement et la carte étudiant est imprimée sur place), le nom, le prénom et le numéro vont permettre à l'application de retrouver l'étudiant en question et de remplir automatiquement des champs.

Au niveau de la gestion du budget : il y a des gains sur tous les fronts aussi bien au niveau de la finance qu'au niveau du temps de traitement des dossiers. En espérant que cette idée soit une ébauche de quelque chose pouvant par l'avenir rendre les procédures d'inscriptions plus faciles et moins lentes.

Imaginez aussi le cas d'un étudiant qui a un problème de logements ou dont la situation sociale est particulièrement difficile. Si ces données sociales se voient modifiées, il doit changer, plus exactement mettre à jour, ses dossiers. Avec cette solution, il ne faudra mettre à jour qu'un seul enregistrement, et cette modification se répercutera sur l'ensemble de ses dossiers.

Note de passage
Je me permets de vous faire découvrir le blog de Neothone qui aidera plus d'un à faire sa rentrée sans rien oublier ! Suivez le guide.

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